Stéphanie Rossard, je suis responsable des partenariats européens et internationaux au sein de la Direction à la Recherche de l’Université de technologie de Compiègne.
Marion Kaczkowski, je suis responsable administrative de l’école doctorale de l’UTC.
Nous travaillons également sur le label HRS4R avec Lydia Vignolle-Dupré, responsable d’un pôle au sein de la direction des ressources humaines.
La démarche a été initiée dès 2008 par la DRH et la Direction à la Recherche, suite à la signature de la lettre d’adhésion aux principes de la Charte et du Code par l’UTC. L’Université était donc déjà engagée dans cette démarche de recherche de bonnes pratiques. Suite à une présentation sur HRS4R lors d’une réunion des correspondants Europe de la CPU à laquelle a assisté Stéphanie Rossard, une volonté à l’UTC et une démarche dans le but d’obtenir ce label porté par la DRH et la DR se sont mises en place.
Au niveau de l’organisation, nous avons réuni un groupe projet formé de nous trois et un comité de pilotage composé de la Direction Générale des Services, de la Direction à la Recherche, de la Direction aux Relations Internationales, de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction de l’Ecole Doctorale. En parallèle, a été mis en place un groupe de consultation de chercheurs. Afin de tous les impliquer dans la démarche, ce dernier était constitué de personnes allant du doctorant jusqu’au professeur émérite (selon la définition même du chercheur par la Commission Européenne (R1 à R4)). Ainsi, un échange d’idées a pu être entrepris entre ces différents groupes. De ces réunions sont ressorties 33 actions à mettre en place sur une période de 5 ans (aujourd’hui cette période a été réduite à 2 ans dans les nouvelles modalités du label),
dont certaines étaient préalablement engagées. Afin que les personnels concernés adhèrent plus facilement à la démarche, il est apparu nécessaire que ces actions soient concrètes et réalisables.
L’obtention du label a permis de définir les modes de collaboration entre les chercheurs et leurs unités de recherche, avec un référentiel, diffusé à l’ensemble de la communauté scientifique, lui permettant de contribuer de diverses manières aux projets de l’unité de recherche. Un autre référentiel pour un recrutement ouvert et transparent et au mérite (OTM-R) a pu être réalisé. D’autre part, le label a été l’occasion de diffuser davantage de documents en anglais, de déployer le portail HAL pour la science ouverte et de mettre en place un portail d’information et de gestion des projets de recherche depuis le montage jusqu’au suivi.
L’obtention du label a rendu obligatoire une formation à destination des chercheurs qui souhaitent pouvoir diriger des thèses, ce qui les a encouragés, en retour, à demander d’autres formations et ainsi à être mobilisés pour leur carrière. Par ailleurs, le label a permis d’obtenir plus facilement des financements en interne pour soutenir les actions de mobilité internationale des chercheurs de l’UTC.
Nous pouvons pour l’instant difficilement évaluer l’impact de l’obtention du label pour l’université en matière de financement de projets européens mais nous affichons le logo et la labellisation de l’UTC dès que possible.
Le fait de ne pas impliquer les chercheurs dans la démarche est une erreur catégorique. [...] Il est important d’avoir un plan d’action réaliste et réalisable.
La plus grande barrière que nous aurions pu rencontrer si nous n’avions pas quelqu’un de compétent en interne aurait été celle de la langue. Effectivement, la soumission du dossier doit se faire en anglais. Il a donc fallu traduire tous les éléments législatifs français, le dossier stratégique, le plan d’action, etc. Il faut aussi penser au fait que les experts qui évaluent notre dossier ne sont pas toujours français et donc ne connaissent pas toujours le système français. La deuxième difficulté à laquelle nous avons été confrontés a été un remaniement en interne. En effet en 2017, juste après l’obtention du label, un nouveau Président (Directeur à l’UTC) a été élu et la plupart du comité de pilotage s’est trouvé changé. Nous avons donc dû effectuer un réel travail de communication pour ne pas perdre la dynamique engagée avec le label.
En ce qui concerne les actions, ce sont les discussions avec les différents groupes qui ont permis de les hiérarchiser. Le groupe de consultation puis le passage au comité technique et aux instances de l’établissement ont permis de prioriser les 33 actions à mettre en place.
Le fait de ne pas impliquer les chercheurs dans la démarche est une erreur catégorique. De plus, il faut que les actions collent vraiment aux 40 points de la charte. Il est important d’avoir un plan d’action réaliste et réalisable. Il doit être ambitieux, évidemment, mais dans la limite du raisonnable. C’est ce qu’on appelle une démarche « smart » avec des actions spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définies. Il est préférable de définir/établir un nombre raisonnable d’actions mais que celles-ci restent réalisables. Un autre conseil, regardez bien les critères d’évaluation du comité pour voir si votre dossier est bien en accord et remplit tous les critères. Enfin, familiarisez-vous avec la plateforme de soumission en ligne avant la saisie du dossier pour être bien sûr de ce que l’on vous demande (point souligné par Marion Kaczkowski). Il y a parfois des différences entre le questionnaire sous format word et la saisie en ligne.
