Avril 2022: interview de Thomas Peclier, référent produit SINCHRO

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Pouvez-vous vous présenter ?

Je m’appelle Thomas Peclier, je suis référent produit SINCHRO au sein de l’AMUE. A ce titre, j’assure la coordination opérationnelle du projet. J’accompagne et conseille les établissements qui déploient et utilisent SINCHRO. J’anime également le comité de pilotage SINCHRO constitué de représentants d’établissements utilisateurs de SINCHRO et qui décident des orientations stratégiques et évolutions du produit. Je travaille sur SINCHRO quasiment depuis son lancement en 2015.

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Pouvez-vous nous expliquer ce qu’est l’outil SINCHRO ?

SINCHRO vise à répondre de la manière la plus fiable et efficace possible aux exigences de justification des temps passés sur certains projets de recherches financés par des fonds publics (notamment européens).

En 2010, la Commission européenne a audité des projets du CNRS et a trouvé trop d’erreurs et d’incohérences sur plusieurs projets dans les déclarations de temps. La Commission en a tiré comme conclusion qu’il y avait une erreur systémique dans la gestion des projets. Le CNRS a alors dû reverser plusieurs millions d’euros. C’est à la suite de cet audit que le CNRS a créé Tempo.

Sollicitée par ses adhérents soucieux de sécuriser leurs financements sur projets, l’AMUE s’est appuyée sur la même base logicielle que TEMPO pour créer SINCHRO, en cherchant à rendre l’outil très paramétrable pour qu’il puisse répondre aux besoins des EPST (INSERM, l’INRIA ou l’IRD), des Universités françaises, des Universités de taille moyenne, des écoles, des fondations etc.

SINCHRO est une application web, sans installation à réaliser sur le poste de l’utilisateur, à laquelle on accède comme à un site internet. Toutes les données enregistrées sont sauvegardées de façon centralisée au sein du système d’information de l’établissement.

De ce fait, SINCHRO permet donc de faciliter l’accès des utilisateurs à l’information, de fluidifier la transmission des informations entre les acteurs impliqués et permet des gains de temps importants pour les services centraux chargés actuellement de collecter et traiter les données.

Pouvez-vous nous expliquer qui a accès à la plateforme SINCHRO (chercheurs, responsables scientifique, directeurs d’unité…) ? et quels sont leurs rôles sur la plateforme (déclaration de temps, validation…) ?

SINCHRO s’adresse en premier lieu aux acteurs de la recherche devant déclarer leur temps en raison de leur implication sur des projets dont les financeurs l’exigent. : chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs de recherche, doctorants, contractuels, directeurs d’unité…

Le deuxième groupe correspond aux personnes qui supervisent l’activité des premiers. Ils ont pour rôle de certifier les temps déclarés sur la plateforme. Le circuit de validation varie d’une Université à l’autre. Pour l’URCA, il y a une validation de l’aspect scientifique par le responsable scientifique du projet, et une validation hiérarchique par le directeur d’unité.

Enfin, les administrateurs et gestionnaires paramètrent l’application et notamment décrivent les projets et les utilisateurs concernés. Suivant l’organisation interne, ce travail de paramétrage peut être centralisé (au sein de la direction de la recherche par exemple) ou décentralisé (dans les unités de recherche par exemple)

Lors d'audits financiers sur les fonds européens, comment l'outil SINCHRO est-il perçu ?

Aujourd’hui 46 établissements disposent de SINCHRO et les retours sur les audits sont positifs. Lorsqu’il y a un audit, l’établissement qui dispose de SINCHRO explique brièvement comment fonctionne l’outil et présente les documents -généralement synthétiques- édités à partir de SINCHRO et signés par les acteurs impliqués. En voyant que la gestion repose sur un outil informatique fiable et qu’ils ont généralement déjà rencontré ailleurs, les auditeurs sont rassurés et -sauf question particulière- ne vont pas rentrer dans l’application SINCHRO pour consulter le détail.

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A l’inverse, utiliser des fichiers Excel et des feuilles volantes pour déclarer les temps de travail, peut inspirer de la méfiance. En cas de doute, les auditeurs approfondissent leurs recherches. Au-delà du temps que cela représente pour les personnels devant répondre à l’auditeur, cette situation expose au risque de mettre à jour des lacunes, voire des erreurs systémiques.

Voir le questionnaire de l’AMUE aux établissements qui disposent de SINCHRO et qui ont subi un audit

Globalement quels retours avez-vous eu des utilisateurs SINCHRO (points positifs et points négatifs) ?

L’Amue n’est pas une entreprise commerciale. Nous communiquons peu sur SINCHRO. C’est bien la bonne réputation de SINCHRO, le bouche à oreille positif, qui amène de nouveaux établissements à vouloir s’en équiper

Au démarrage du projet, nous craignions que SINCHRO soit perçu comme un outil intrusif « flicage » et qu’il soit rejeté par la communauté des chercheurs. Or, nous avons observé que les chercheurs, conscients de la nécessité de sécuriser les financements de leurs projets, auparavant obligés d’utiliser des feuilles Excel, ont largement adopté, voire réclamé SINCHRO. Ils y trouvent un plus grand confort d’utilisation

Des établissements nous ont fréquemment rapporté que des chercheurs travaillant sur plusieurs projets en même temps, réclament l’extension de l’utilisation de SINCHRO pour tous leurs projets, y compris à ceux dépendant de programmes de financement qu’il n’était pas encore prévu de traiter avec l’outil. C’est ainsi que l’usage de SINCHRO s’est étendu naturellement aux suivis de projets ERASMUS, LIFE, et bien d’autres.

Auriez-vous des recommandations particulières pour ceux qui souhaitent commencer à utiliser SINCHRO ?

Devoir déclarer son temps n’est un plaisir pour personne. Cela s’ajoute à la liste des tâches administratives dont les chercheurs aimeraient se passer. Pour autant, la déclaration des temps est aujourd’hui la contrepartie nécessaire aux financements de nombreux travaux de recherche.

Nous observons que tous les acteurs de la recherche qui ont intégré cette réalité estiment que SINCHRO est un outil plus efficace et confortable qu’Excel ou que le papier pour s’acquitter de cette tâche.

SINCHRO est simple d’utilisation. Il ne nécessite pas de formation et empêche d’enregistrer des données incohérentes. Des manuels utilisateurs sont intégrés directement dans l’application pour ceux qui éprouvent le besoin d’explications. Les services centraux de l’établissement sont de toute façon là pour vous accompagner en cas de difficulté. Vous pouvez vous lancer sans hésiter et sans attendre…