Offre d'emploi : assistant.e de direction au sein du cabinet de la présidence de l’université de Reims Champagne-Ardenne
L’université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e assistant.e de direction au sein du cabinet de la présidence.
Sous la responsabilité de la directrice du cabinet et du pôle administratif de la présidence, l’assistant.e de direction aura les missions principales suivantes :
- Participer aÌ€ la coordination et au suivi de l’activité de l’équipe présidentielle
- Gestion du courrier entrant et sortant de la présidence
- Gestion et traitement de la messagerie
- Organisation et suivi des instances
- Gestion des agendas des vice-président.es selon une répartition au sein du cabinet et prises de rendez-vous
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques de l’activité de la présidence et des vice-président.es
- Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers)
- Gérer l’organisation et la préparation des réunions de la présidence et des vice-président.es
- Suivre les décisions et compte-rendu des différents bureaux
Appui aÌ€ l'organisation générale du cabinet :
- Appui aÌ€ l'organisation des réceptions et évènements de la présidence
- Participer à l’instruction des dossiers portés par la présidence en lien avec les vice-président.e.s
- Rédiger des notes de synthèse, courriers, notes de contexte et éléments de langage de la présidence
- Assurer le secrétariat courant du cabinet
- Mise en forme de documents
- Mise aÌ€ jour de fichiers de données
- Classement et archivage de dossiers
Descriptif du profil recherché :
L’assistant.e de direction devra posséder les savoirs, savoir-faire, savoir-être suivants :
- Connaissances relatives à l’enseignement supérieur et la recherche, compréhension des enjeux de l’établissement
- Maîtrise des outils informatiques et des techniques de communication, normes rédactionnelles
- Technique de secrétariat et de gestion administrative
- Esprit de synthèse et d’analyse
- Sens de la discrétion et de l’organisation
- Sens politique et relationnel
- Respect des délais, disponibilité, adaptatbilité, discrétion et secret professionnel
- Disponibilité indispensable lors de certains évènements importants de la vie de l’institution.
Le poste exige une capacité importante aÌ€ gérer les situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail liées aÌ€ l’activité de la présidence.
Formation : BAC+2 à BAC+3 – gestion administrative / assistance de direction
Conditions :
Ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
Ouvert aux agents URCA par voie de mobilité interne
Ouvert également aux non-titulaires dans le cadre d’un CDD à pourvoir dès que possible et jusqu’au 31/08/2022, renouvelable 1 an
Poste de catégorie B, à temps plein.
Ce poste est susceptible d'être aménagé pour les personnes en situation de handicap
