Procedimientos para presentar una propuesta de organización de Congreso
La propuesta escrita debe:
A.Proceder de una institución universitaria que debe :
1.identificar el profesor que ejercerá como presidente del futuro Congreso y que se en-cargará igualmente de la formación y coordinación de un Comité organizador.
2.presentar un documento escrito en el cual la dirección de la institución universitaria se comprometa a ofrecer los apoyos necesarios para garantizar un respaldo concreto al Presidente del futuro Congreso y a su Comité organizador
3.establecer, en la medida de lo posible, asociaciones reales y efectivas con otras insti-tuciones universitarias a fin de asegurar la organización, promoción y financiamiento del Congreso
4.comprometerse a respetar los estatutos de la Asociación.
B.En nombre de la institución que acoge el evento, el Comité organizador y su Pre-sidente se comprometen formalmente y por escrito a:
5.buscar fondos suplementarios que permitan financiar tanto la organización del Con-greso como una parte de la participación de investigadores y estudiantes (de post-grado) procedentes de los países del Sur
6.presentar al CA de la Asociación una planificación financiera detallada que considere los costes vinculados a la organización del Congreso y las fuentes de financiamiento previstas (incluye las adhesiones e inscripciones). Dos meses después de haber finali-zado el Congreso, presentar el informe de los estados financiero
7.elaborar, en colaboración con el CA, la propuesta de temática del Congreso y los sub-temas que la acompaña
8.crear un secretariado y difundir ampliamente la información del Congreso (convoca-toria a coloquios, comunicaciones libres y pósters; programa definitivo; inscripciones; información sobre los recursos locales, alojamiento, etc.)
9.garantizar la creación de un sitio Web operativo 20 meses antes del Congreso
10.garantizar un anuncio previo de al menos 14 meses antes del Congreso y un anuncio final al menos 10 meses antes del comienzo del Congreso
11.garantizar un mecanismo electrónico eficaz que permita transmitir información y ad-ministrar los datos procedentes de los futuros participantes (costes de inscripción y adhesión; propuestas de coloquios, comunicaciones, pósters; confirmaciones; etc.)
12.asegurar la calidad científica del evento: identificación de un responsable científico, constitución de un comité científico, evaluación de las propuestas, seguimiento con los responsables de coloquios y los participantes; etc.
13.garantizar la promoción y visibilidad del evento utilizando todos los medios disponi-ble
14.garantizar que se tomarán todas las medidas necesarias para que todos los participan-tes, excluyendo las excepciones ratificadas por el CA, paguen los costes de inscripción y si es posible los de adhesió
15.garantizar la traducción simultánea en los tres idiomas oficiales de la Asociación (francés, inglés, español) para los eventos colectivos a realizarse durante el Congreso: sesiones de apertura y cierre, asamblea general de los miembros, etc.
16.asegurar una gestión dinámica y eficaz de la preparación y realización del Congreso en todos sus aspectos : científicos, administrativos, financieros, relacionales y operativos.