L’URCA lance son Système d’Information Décisionnel (SID)

L’université de Reims Champagne-Ardenne a officiellement déployé son Système d’Information Décisionnel (SID). Composé d’un ensemble d’outils, le SID a pour objectif d’améliorer la fiabilité, la compréhension et le partage des données au sein de l’établissement. Fruit d’une convention signée en 2022 avec STERENNES (Rennes université), ce projet s’inscrit dans une dynamique d’amélioration continue, de transparence et de professionnalisation du pilotage à l’université.

Un outil collaboratif au service du pilotage stratégique

Le SID vise notamment à centraliser les données issues des principaux systèmes d’information de l’université tels que SIFAC, SIHAM, APOGEE, CELCAT, OMEGA, OSCAR (recherche), FCA, Manager e-Sup Stage, etc.

Piloté par la direction du pilotage et de l’amélioration continue (DIPAC) de l’URCA, le SID a été conçu comme un outil commun de référence pour la gouvernance, les directions, composantes et les unités de recherche. Il permet notamment de :

• disposer d’indicateurs communs,
• consulter facilement ses propres données,
• améliorer la lisibilité, la fiabilité et la compréhension de l’information,
• gagner du temps grâce à des données consolidées dans un même portail,
• partager un langage commun autour de la donnée,
• faciliter l’accès à des données pour aider à la décision.

À terme, différents tableaux de bord de l’établissement seront restitués dans un portail unique, avec des accès spécifiques pour chaque structure.

Un projet construit avec et pour les usagers

La mise en place du SID repose sur une démarche collaborative et chaque tableau de bord est le fruit d’un travail collectif :

• Analyse des besoins par domaine et conception des tableaux de bord avec les directions métiers de l’URCA
• Appui technique de la direction du numérique de l’université
• Validation en comité de pilotage (COPIL) dédié à chaque domaine
• Tests et retours du club Utilisateurs
• Déploiement de l’outil, accompagnement, formations et amélioration continue

Ce processus permet d’adapter l’outil à la réalité du terrain et de construire une solution qui répond au plus près aux besoins et usages des personnels.

« Ce qui nous importe le plus, c’est de collaborer ensemble et d’améliorer le fonctionnement de l’établissement. C’est ce qui nous anime », souligne Mohamed Souden, directeur de la direction du pilotage et de l’amélioration continue.

Cette démarche permet non seulement de répondre aux besoins du terrain mais aussi d’identifier et travailler ensemble sur des pistes d’amélioration. Ce travail collaboratif permet un meilleur accompagnement dans la compréhension et l’appropriation des données.

Julie Destrebecq, chargée de mission, ajoute : « Avant le lancement du projet, nous ne connaissions pas pleinement les procédés et usages des données au sein de l’établissement. En travaillant avec les différents acteurs nous comprenons mieux leurs besoins. Nous pouvons échanger sur des solutions adaptées en partageant les bonnes pratiques et les méthodes de travail et ainsi collaborer en toute transparence. ».

Un déploiement en croissance

Actuellement, trois domaines ont été déployés : Formation, Finance et Ressources humaines, auxquels s’ajoute désormais un quatrième : Recherche, en cours de validation. Des formations sont d’ores et déjà proposées aux utilisateurs via l’outil de formation GEFORP, section « 1.915 Outil de pilotage », afin de favoriser la prise en main de l’outil, l’interprétation des données et de recueillir les demandes d’évolution.

Le déploiement SID a rapidement pris de l’ampleur, aujourd’hui on dénombre au total 300 utilisateurs sur les 3 principaux domaines développés.

Ces accès sont attribués sous validation des responsables métier, garantissant ainsi la sécurité et la confidentialité des données, en conformité avec le RGPD et le RSSI.

L’URCA bénéficie également de l’expertise d’un réseau national regroupant près de 50 établissements, favorisant la collaboration et le partage de solutions entre établissement. Elle fait par ailleurs, bénéficier son expérience à ce réseau en étant pilote sur plusieurs modules notamment le module SID CELCAT.

Des engagements forts : fiabilité, transparence et écoresponsabilité

Le SID répond à plusieurs engagements forts de l’université :

• Fiabilité des données, renforcée par un travail de fond sur leur qualité.
• Transparence, pour favoriser le dialogue et le partage de bonnes pratiques.
• Sécurité, en conformité avec le RGPD et en partenariat avec le RSSI.
• Responsabilité environnementale, grâce à des mises à jour nocturnes notamment avec un stockage de données réguler, plus écoresponsables

À terme, la consolidation des données permettra même d’envisager des analyses prédictives, utiles pour analyser les tendances et mieux appuyer le pilotage

Une équipe à l’écoute

Le SID continue d’évoluer grâce aux retours des utilisateurs. L’équipe projet reste disponible pour accompagner, former et intégrer toutes suggestions : sid.contact@univ-reims.fr

Cette approche, ouverte et collaborative, vise à construire un outil toujours plus adapté aux besoins réels, au service des usagers et de l’ensemble de la communauté universitaire.